Client qui conteste le montant d’une facture : répondre, corriger, émettre l’avoir

Le problème

« Ce n’est pas le prix convenu », « ces heures n’étaient pas prévues » : une facture contestée bloque le paiement pendant des semaines. Le dirigeant répond à chaud, accorde une remise au hasard ou, à l’inverse, laisse traîner. Et quand il faut corriger, on modifie la facture d’origine… ce qui est interdit : il faut un avoir.

Recette agent (étapes)

1. Rassemblez le dossier : devis signé, bon de commande ou mail d’accord, facture contestée, éventuels avenants ou photos de fin de travaux. Copiez les montants et les lignes (sans coordonnées bancaires).
2. Collez le message du client et le dossier dans l’agent. Demandez-lui un tableau ligne par ligne : prévu au devis / facturé / écart / justificatif disponible.
3. Faites qualifier chaque écart : erreur de votre part, travaux supplémentaires acceptés (avec preuve), ou supplément non validé par écrit.
4. Demandez un projet de réponse en trois paragraphes : ce que vous reconnaissez, ce que vous maintenez avec la pièce justificative, la solution proposée et la date de paiement attendue pour le reste.
5. Si une erreur est reconnue, demandez à l’agent la liste des mentions de l’avoir : numéro dans la suite chronologique, référence à la facture d’origine, lignes et montants HT / TVA corrigés. Émettez-le depuis votre logiciel de facturation — ne modifiez jamais la facture déjà envoyée.
6. Relisez, envoyez la réponse avec l’avoir en pièce jointe, et notez la nouvelle échéance dans votre suivi des impayés.