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Préparer l’envoi mensuel à l’expert-comptable en 30 minutes

Factures émises, factures fournisseurs, notes de frais, relevés : l’agent vérifie qu’il ne manque rien et prépare un récapitulatif clair pour le cabinet chaque début de mois.

Le problème

Chaque mois, le cabinet réclame les pièces manquantes. On cherche des factures dans les mails, les tickets dans la voiture et on découvre en fin d’année des trous dans la numérotation. Le comptable facture le temps passé à relancer, et la TVA est déclarée dans l’urgence.

Recette agent (étapes)

  1. Le 1er ou le 2 du mois, exportez depuis votre logiciel ou votre tableur la liste des factures émises du mois (numéro, date, client, HT, TVA, TTC, payée oui/non).
  2. Exportez aussi le relevé bancaire du mois en CSV et listez les factures fournisseurs et notes de frais reçues.
  3. Demandez à l’agent de contrôler : trous ou doublons dans la numérotation, factures émises non encaissées, mouvements bancaires sans justificatif.
  4. Faites-lui produire la liste des pièces manquantes, classée par fournisseur, et un brouillon de mail aux fournisseurs pour réclamer les duplicata.
  5. Demandez un récapitulatif d’une page pour le cabinet : CA HT du mois, TVA collectée, TVA déductible estimée, points d’attention (avoir émis, litige en cours, achat important).
  6. Déposez les pièces dans l’outil du cabinet ou le dossier partagé, joignez le récapitulatif et gardez la même consigne pour le mois suivant.

Résultat attendu

Un envoi mensuel complet et lisible, beaucoup moins de relances du cabinet et une déclaration de TVA préparée sans stress. Comptez 1 à 2 h gagnées par mois.

Note RGPD / données

Avant de coller un relevé bancaire, supprimez le numéro de compte et l’IBAN. Les chiffres agrégés suffisent à l’agent ; les pièces complètes ne vont qu’au cabinet.

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